【ひとりごと】or【どこかで誰かと話したこと】で、ほとんどがメモ代わりです。日記をはさみながら気になることや思い付いたことを色々と書こうと思いますが、かなり大雑把に書きますし、比喩表現を使いますので、専門の方からすると「変(正確でない)」と思われることがあるとは思います。また冷たい(厳しい)言葉を使う(らしい)ので、よく「冷たい人」と言われますから、その前提で読んでください。
【日記】まーふぃーvsこうめ : リビングにて
2014年05月28日 (水) | 編集 |
玄関付近の廊下に何やら持って行って遊んでいるコウメ。
コウメが抱えているのは、小さめのヌイグルミなのですが……わざわざ玄関に行ってすることではないような気がします。
でもコウメは、全力で抱え込んで、猫キック!!!

 mfy-ume@20140528ama01.jpg

それをリビングから見ているマーフィー。
「何してるの???」とテクテク(ノロノロ)出て来たのですが……。
おーい、何て顔をしているんだ???

 mfy-ume@20140528ama02.jpg

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【組織】総括(管理)部門宛に提出した文書から #08-02(整理②)
2014年05月28日 (水) | 編集 |
第1回目(【組織】総括(管理)部門宛に提出した文書から #01-01(システムについて①))の冒頭部を再掲します。

我が社では、この時期に毎年、総括(管理)部門が「ご意見募集」のようなものの提出を求めます。
内容は、自分が担当する仕事や職場環境、異動等……についてです。
一昨年までは、出したい者だけだったのですが、昨年からは全員の提出が求められるようになりました。
また、その内容について面談(聞き取り)が行われるようになりました(面談は全員ではありませんし、基本的には希望者のみです)。

実は、昨年の秋に部署は違いますが、私より若い世代に自殺者が出ました
理由は……多分、仕事の負担が大きすぎて……だろうと思われます(現在、色々と調査中のようです)。
何と言っても休みなし毎日深夜まで、しかもサービス残業も多かったようですから……。

この「ご意見募集」について、ここ数年、思うところがあって毎年、色々なことを書いて提出していました。
と言うのは……どういうわけか私のところには色々な部署の相談事等が迷い込んで来ることが多く、それを総括すると……ほとんどが「(管理者もしくは管理部門が)現状が見えてないのは?」という話になります。
そのような相談については、状況を聞いて縺れた糸を解きほぐして、整理する方向性を話しますが、本来、上司と部下(もしくは管理部署と現場)の会話(協議)で出来るはずのことだと思います。
でも……話を聞くと「状況を理解してもらえない」とのこと……。
そうなると管理者(もしくは管理部門)と部下(もしくは現場)の距離は、遠くなるだけになりますし、それはロスしか産みません。
そんなこともあって昨年の聞き取りでは、「総括(管理)部門(職)が現状を把握できていないのは?もう少し現場を点検(確認)すべきでは?」と話をしました。
上記の件が発生するまで多くの休職者を出していたりしますし、「いつか最悪の事態が起きなければ良いが……」とは思っていました(というか私の周りではそういう話が出ていました)から、「また総括(管理)部門(者)に嫌われるかな」と思いながら、でも「まあ、仕方ないか……」と言う思いで口にしました。

でも……起きてしましましたから、今年はかなり厳しめな内容を提出しました。
とは言っても……実は昨年末頃に何かの用事で総括(管理)部門に行った時に立ち話をしており、その時にほとんどは話をしたりしています。
その内容をメモ代わりに(このブログのどこかに書いてあることがほとんどだったりします)。。。

というか……こんなことを書くから希望しなくても面談の呼出が来るのかなあ~。
こんなことを書かない(言わない)で、おとなしくしていた方が上からのウケが良いのは分かっているんだけどなあ~~~。


整理(前回の続き)
* また人員が増えない中で作業をしようとすれば、ロスをどう減らすか?を考えなければならないはずで、作業手順や書類(データ)の整理ができていればロスは減りますし、作業の整理ができれば、似たような作業を集約する等も考えることができるのではないか?とも思います。
* この辺りの整理ができなければ、「職人仕事」が減らないのではないでしょうか。
* その意味では「仕事をどこまで作業に落とし込めるのか(ルーチン化/一般化できるのか)?」を考えていくべきと思います。
* ただ色々と試してみた結果から考えると手順書のようなものを別途作成する必要はないと思います。基本的に文字情報は解読作業が必要となりますし、書き手と読み手のギャップを埋めなければ意味をなしません(業者の作る説明書が分かりにくいのは、その例です)。それを埋めようとすれば、画像をセットにしたり、注釈を追加したり……ということになります(大規模な作業では目次と索引が必要になるかもしれません)。実際に使うことを考えれば、資料や作成書類が使った(もしくは作った)順番に綴ってあり、どの項目をどこに使ったのかということが明示してある(当て番)ことで足りますし、その方が前年の書類を開きながら作業できるので良いように思います。

 (この内容、続きます。)



【補足】
組織が動いていく中で、大きなコストになるのが人件費です。
そうなると作業ロスをどう減らすのか?を考えなければなりません。
大抵の場合、数字を相手にする仕事は、手順の整理が可能です。
それができればルーチン化(一般化)できますし、それを機械化したのがシステムです。
そう考えると分かるのですが、「何がしたいのか?」「何ができなければならないのか?」「どういう計算で答えを求めていくのか?」が整理されなければ、システム導入しても無駄が大きくなります

話を戻します。
こういう話になるとよく出てくるのが「作業手順書の作成」という話です。
大抵は一定の様式を作り、そこに文字で作業を説明していく……ということになります。
ところが、これが使えない場合が多く、作った時間がロスになってしまうという現実が発生します。
理由は上記のとおりで、小説と漫画を考えると分かりやすいと思います。
小説では文章から読み手が勝手に想像を膨らませますから、あるシーンについてのイメージは、読み手によって異なります。
それでは手順書としては役に立ちません。
作業手順書として役に立つとすれば、漫画形式のものです。
漫画は、書き手のイメージをそのまま伝える形式ですから、小説よりもバラツキは小さいものです。
そうなると作業手順書に絵を挿入したり……という作業が必要になりますが、それが本当に必要なのかどうか……。
経理系の仕事の場合、担当者は変わっても仕事そのものは変わらないことがほとんどです。
毎年同じような仕事をするのですから、前年の綴りを見ながら作業することになります。
そうであれば……作業の段階毎に整理して、順序立てて綴ってあれば足りますし、その方がロスは小さくてすみます(実はどの方法も試してみています)。

 (続く)



【注】
 ※参考:【組織】総括(管理)部門宛に提出した文書から #01-01(システムについて①)
 ※参考:【組織】総括(管理)部門宛に提出した文書から #01-02(システムについて②)
 ※参考:【組織】総括(管理)部門宛に提出した文書から #02(頭は頭の、手は手の……)
 ※参考:【組織】総括(管理)部門宛に提出した文書から #03(形は機能を規定する)
 ※参考:【組織】総括(管理)部門宛に提出した文書から #04(紡ぐ)
 ※参考:【組織】総括(管理)部門宛に提出した文書から #05-01(育てる①)
 ※参考:【組織】総括(管理)部門宛に提出した文書から #05-02(育てる②)
 ※参考:【組織】総括(管理)部門宛に提出した文書から #06(Management)
 ※参考:【組織】総括(管理)部門宛に提出した文書から #07(Risk Management)
 ※参考:【組織】総括(管理)部門宛に提出した文書から #08-01(整理①)

【参考】
 ※参考URL:組織について
 ※参考URL:仕事(一般)
 ※参考URL:Risk Management
 ※参考URL:評価/成果主義
 ※参考URL:Critical Thinking

 

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