【ひとりごと】or【どこかで誰かと話したこと】で、ほとんどがメモ代わりです。日記をはさみながら気になることや思い付いたことを色々と書こうと思いますが、かなり大雑把に書きますし、比喩表現を使いますので、専門の方からすると「変(正確でない)」と思われることがあるとは思います。また冷たい(厳しい)言葉を使う(らしい)ので、よく「冷たい人」と言われますから、その前提で読んでください。
【日記】こうめ : 膝
2014年06月03日 (火) | 編集 |
今日、膝を占領しているのはコウメ。
マーフィーのようにベッタリです。

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今日は、どうしたことか???離れません……。
密着度が高いんです。

 ume@20140603ama02.jpg

そして……寝る……。
中途半端な格好で……。

 ume@20140603ama03.jpg

そんなところまでマーフィーに似なくても良いよ~~~。
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【組織】総括(管理)部門宛に提出した文書から #08-03(整理③)
2014年06月03日 (火) | 編集 |
第1回目(【組織】総括(管理)部門宛に提出した文書から #01-01(システムについて①))の冒頭部を再掲します。

我が社では、この時期に毎年、総括(管理)部門が「ご意見募集」のようなものの提出を求めます。
内容は、自分が担当する仕事や職場環境、異動等……についてです。
一昨年までは、出したい者だけだったのですが、昨年からは全員の提出が求められるようになりました。
また、その内容について面談(聞き取り)が行われるようになりました(面談は全員ではありませんし、基本的には希望者のみです)。

実は、昨年の秋に部署は違いますが、私より若い世代に自殺者が出ました
理由は……多分、仕事の負担が大きすぎて……だろうと思われます(現在、色々と調査中のようです)。
何と言っても休みなし毎日深夜まで、しかもサービス残業も多かったようですから……。

この「ご意見募集」について、ここ数年、思うところがあって毎年、色々なことを書いて提出していました。
と言うのは……どういうわけか私のところには色々な部署の相談事等が迷い込んで来ることが多く、それを総括すると……ほとんどが「(管理者もしくは管理部門が)現状が見えてないのは?」という話になります。
そのような相談については、状況を聞いて縺れた糸を解きほぐして、整理する方向性を話しますが、本来、上司と部下(もしくは管理部署と現場)の会話(協議)で出来るはずのことだと思います。
でも……話を聞くと「状況を理解してもらえない」とのこと……。
そうなると管理者(もしくは管理部門)と部下(もしくは現場)の距離は、遠くなるだけになりますし、それはロスしか産みません。
そんなこともあって昨年の聞き取りでは、「総括(管理)部門(職)が現状を把握できていないのは?もう少し現場を点検(確認)すべきでは?」と話をしました。
上記の件が発生するまで多くの休職者を出していたりしますし、「いつか最悪の事態が起きなければ良いが……」とは思っていました(というか私の周りではそういう話が出ていました)から、「また総括(管理)部門(者)に嫌われるかな」と思いながら、でも「まあ、仕方ないか……」と言う思いで口にしました。

でも……起きてしましましたから、今年はかなり厳しめな内容を提出しました。
とは言っても……実は昨年末頃に何かの用事で総括(管理)部門に行った時に立ち話をしており、その時にほとんどは話をしたりしています。
その内容をメモ代わりに(このブログのどこかに書いてあることがほとんどだったりします)。。。

というか……こんなことを書くから希望しなくても面談の呼出が来るのかなあ~。
こんなことを書かない(言わない)で、おとなしくしていた方が上からのウケが良いのは分かっているんだけどなあ~~~。


▼整理(前回の続き)
* 整理といえば、共有ドライブ内のデータの整理も必要と思います。
* もともと共有ドライブは「外部への個人情報の流出を防ぐため」に設置されたもの(パソコンが盗難にあっても個人情報が流出しないように)ですが、現在はデータを共有するために使われていることが多いのではないでしょうか?
* この共有ドライブ内の整理ができていないことが多く、どこに何があるのか?分からない状態になっていたりします(少なくとも当課の外に数カ所あるのは知っています(当課は今年度とりあえず整理しました))。
* この場合、共有ドライブ内に存在するデータは文書(資料)と同じですから、保存方法は文書管理システムと一致しているのがベターと思います。
* ただし元々を考えれば、文書管理システムの上位の保存階層は、会計システムの分類とできるだけ一致していれば分かりやすく、この方がベターではないか?と思いますが、今となっては難しいのかもしれません。
* ルールは単純で少ない方が良いはずで、分かりにくくする必要はないと思います。
* 異動(内部異動を含む)の度にこういう整理(作業)をするのには疲れました(整理ができていない人の後に行くことが多いからかもしれません)。



【補足】
4月に異動してショックだったことの一つが、共有ドライブが無茶苦茶ということでした。
何のルールもなく保存してあるので、必要となるデータを探すことができません。
一方で紙媒体(書類)は、文書管理システムによって階層化され整理されていますから、探しやすい……。
この差は???

そもそも電子媒体も紙媒体も文書の保存形態が違うだけのものです。
それが理解できていれば、こんなことにはなっていません。
またルールは単純で少ない方が間違いは減ります。
ということで私の部署は、電子データを紙媒体の階層に合わせて整理しました。

しかし……話を聞くと他部署でも同じような状況にあるところがチラホラと……。
実は、異動前の部署でも電子媒体も紙媒体も無茶苦茶な保存になっており、それを整理しながら仕事をしていました。
以前いた部署でも同じ……。
こういう作業は、とても労力を使いますから疲れます。
組織全体として動くべきだと思います。

でも実際には会計上の階層というものがあり、本来であれば会計上の区分と文書管理上の区分が一致していれば、探す手間は小さくて済むはずです。
将来的には、会計システムと文書管理システムを連携させることも可能になります。
そういうベネフィットは多々あるのですが、導入時に全体を考えていなかったのでしょう……そんな細工ができる状態にはありません。
やはり整理してからシステムを導入するべきで、整理しないで導入してしまったツケなのだと思います。

 (続く)



【注】
 ※参考:【組織】総括(管理)部門宛に提出した文書から #01-01(システムについて①)
 ※参考:【組織】総括(管理)部門宛に提出した文書から #01-02(システムについて②)
 ※参考:【組織】総括(管理)部門宛に提出した文書から #02(頭は頭の、手は手の……)
 ※参考:【組織】総括(管理)部門宛に提出した文書から #03(形は機能を規定する)
 ※参考:【組織】総括(管理)部門宛に提出した文書から #04(紡ぐ)
 ※参考:【組織】総括(管理)部門宛に提出した文書から #05-01(育てる①)
 ※参考:【組織】総括(管理)部門宛に提出した文書から #05-02(育てる②)
 ※参考:【組織】総括(管理)部門宛に提出した文書から #06(Management)
 ※参考:【組織】総括(管理)部門宛に提出した文書から #07(Risk Management)
 ※参考:【組織】総括(管理)部門宛に提出した文書から #08-01(整理①)
 ※参考:【組織】総括(管理)部門宛に提出した文書から #08-02(整理②)

【参考】
 ※参考URL:組織について
 ※参考URL:仕事(一般)
 ※参考URL:Risk Management
 ※参考URL:評価/成果主義
 ※参考URL:Critical Thinking

 
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