【ひとりごと】or【どこかで誰かと話したこと】で、ほとんどがメモ代わりです。日記をはさみながら気になることや思い付いたことを色々と書こうと思いますが、かなり大雑把に書きますし、比喩表現を使いますので、専門の方からすると「変(正確でない)」と思われることがあるとは思います。また冷たい(厳しい)言葉を使う(らしい)ので、よく「冷たい人」と言われますから、その前提で読んでください。
【組織】総括(管理)部門宛に提出した文書から #01-01(システムについて①)
2014年02月27日 (木) | 編集 |
我が社では、この時期に毎年、総括(管理)部門が「ご意見募集」のようなものの提出を求めます。
内容は、自分が担当する仕事や職場環境、異動等……についてです。
一昨年までは、出したい者だけだったのですが、昨年からは全員の提出が求められるようになりました。
また、その内容について面談(聞き取り)が行われるようになりました(面談は全員ではありませんし、基本的には希望者のみです)。

実は、昨年の秋に部署は違いますが、私より若い世代に自殺者が出ました
理由は……多分、仕事の負担が大きすぎて……だろうと思われます(現在、色々と調査中のようです)。
何と言っても休みなし毎日深夜まで、しかもサービス残業も多かったようですから……。

この「ご意見募集」について、ここ数年、思うところがあって毎年、色々なことを書いて提出していました。
と言うのは……どういうわけか私のところには色々な部署の相談事等が迷い込んで来ることが多く、それを総括すると……ほとんどが「(管理者もしくは管理部門が)現状が見えてないのは?」という話になります。
そのような相談については、状況を聞いて縺れた糸を解きほぐして、整理する方向性を話しますが、本来、上司と部下(もしくは管理部署と現場)の会話(協議)で出来るはずのことだと思います。
でも……話を聞くと「状況を理解してもらえない」とのこと……。
そうなると管理者(もしくは管理部門)と部下(もしくは現場)の距離は、遠くなるだけになりますし、それはロスしか産みません。
そんなこともあって昨年の聞き取りでは、「総括(管理)部門(職)が現状を把握できていないのは?もう少し現場を点検(確認)すべきでは?」と話をしました。
上記の件が発生するまで多くの休職者を出していたりしますし、「いつか最悪の事態が起きなければ良いが……」とは思っていました(というか私の周りではそういう話が出ていました)から、「また総括(管理)部門(者)に嫌われるかな」と思いながら、でも「まあ、仕方ないか……」と言う思いで口にしました。

でも……起きてしましましたから、今年はかなり厳しめな内容を提出しました。
とは言っても……実は昨年末頃に何かの用事で総括(管理)部門に行った時に立ち話をしており、その時にほとんどは話をしたりしています。
その内容をメモ代わりに(このブログのどこかに書いてあることがほとんどだったりします)。。。

というか……こんなことを書くから希望しなくても面談の呼出が来るのかなあ~。
こんなことを書かない(言わない)で、おとなしくしていた方が上からのウケが良いのは分かっているんだけどなあ~~~。

さてさて……最初は、こんなことから書きました。

▼システムについて
* システムやパソコンは増えているにも関わらず、作業量は減っていないように思います。本来、減るべきと思うのですが……。システム導入時に何が出来なければならないのか?が押さえ込まれないまま導入されてしまったのではないか?と思っています。
* 導入したシステムに保守料が掛かるのですから、機械にできることは機械にさせるようにして有効に使い、人手に頼る部分を減らすことが必要と思いますし、集中作業で可能なことはシステム管理者で一括処理すべきだろうと思います。
* こういう整理ができれば、時間のロスは減るのではないでしょうか。人員を削減していく方向であれば、作業量を削減することをセットで考えるべきと思います。

 (この内容、続きます。)



【補足】
基本的に何かのシステムを導入するということは、導入時の経費だけでなく、それを運用するためには使用料(ハードやソフトがリース料やレンタル料等)や保守料が必要となります。
ということは、それが入ることで全体として作業が軽減されなければ、ただのコストアップにしかなりません。
というか……そもそもシステムが入っていない状態とシステムを導入した状態とを比較すると、同じことをするだけであればコストダウンになるのかもしれませんし、全国展開しているような企業であれば集約するためのコストをコストダウンになるのかもしれません。
しかし全国展開しているわけでなければ……またシステムが入ることで「あれもできるだろう」とか「これもやってみたい」とかという話になると、結局は作業量が軽減されない状態になり、コストの軽減に繋がりません。
そして最悪なケースとしては、システムの導入時に「どの作業の代わりをシステムで行うのか?」とか「どういう状態にしたいからシステムを導入するのか?」が考えられていないため、電子情報になっているものを印刷して、別の表に入力しなければならないというような無駄が発生しすことがあります。
このようなことではコストダウンには繋がりませんから、人件費を含むトータルコストを考えると明らかにおかしくな話です。

本来、システム導入は事務の軽減や確実性を求める等の目的に近づくための手段なのですが、どうもシステム導入が目的になっていたのではないか?と疑問に思います。
その結果、一括処理すれば手が掛からない作業を各部署で処理することで、余計な人件費が必要となっています。

またコストダウンのために人員削減が進んでいますから、それに合わせて作業量の削減を考えなければ、どこかにシワ寄せが発生します。
そこを補うのがシステム導入の目的なのでしょうが、そちらは一向に進みません。
その辺りをセットで考えれば、「何をしなければならないか?」という大きな方向性は見えてくるように思います。
逆に言えば……その辺りをセットで考えれなければ、「何をしなければならないか?」という大きな方向性は見えて来ないだろう……ということなのですが……。

 (続く)



【参考】
 ※参考URL:組織について
 ※参考URL:仕事(一般)
 ※参考URL:Risk Management
 ※参考URL:評価/成果主義
 ※参考URL:Critical Thinking

 
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